Основная цель создания клубной системы suXess Клуб™ – решение задач комплексной автоматизации спортивных клубов, фитнес-центров, бассейнов и аквапарков, имеющих в своей основе клубную систему обслуживания клиентов. Система suXess Клуб™ входит в продуктовый ряд платежно-пропускных систем, наряду с решениями ISD для горнолыжных курортов, паркингов, аквапарков.
Клиенты ISD – руководители спортивно-оздоровительных объектов, которые заинтересованы в том, чтобы их комплекс работал как хорошо отлаженный механизм, приносил максимально возможную прибыль и предлагал посетителям наиболее современные и удобные методы обслуживания.
Клубная система создана для объектов, работающих с клиентами по клубной технологии. Она предполагает учет каждого клиента, ведение его лицевого счета, хранение его индивидуального контракта, программы занятий, расписаний, графика платежей и разнообразие прочей информации о клиентах, клубе, тренерах, занятиях, пр. Клуб – организм, работающий по совершенно иным технологиям, нежели платежно-пропускные системы массового доступа, основная задача которых – обслужить как можно больше разовых клиентов. Тем не менее, множество центров развлечений комбинируют технологии массового доступа и клубные карты, так как привлекают как разовых, так и постоянных клиентов. Таким образом, клубная система ISD может быть использована и как отдельный продукт, и как крупный модуль единой информационной системы комплекса.
Абонемент дает клиенту возможность многократного посещения клуба в определенные дни (с учетом/без учета точных дат или количества дней или дней недели), в определенное время, в определенные зоны, определенное количество раз. Из набора абонементов формируется клубная карта. Клубная карта выдается после оформления и оплаты контракта. Стоимость контракта рассчитывается автоматически в соответствии с тарифами клуба. Вся информация заносится в базу данных. Система способна обеспечить поддержание практически любой тарифной политики. В любой момент времени менеджменту клуба доступна информация о зарегистрированном клиенте и выданных ему картах.
В кассах комплекса, оснащенных оборудованием клубной системы возможна оплата билетов по безналичному расчету, что необходимо при работе с корпоративными клиентами. Для этого рабочее место бухгалтера (финансового директора, менеджера) клуба оснащается программным модулем системы, позволяющим заводить входящие платежные поручения.
В системе используется технология групповых счетов (group account). Система групповых счетов позволяет обеспечивать групповой доступ клиентов по картам к одному счету. При создании счета регистрируется ответственный плательщик (владелец счета), на имя которого в последствии выставляются счета.
Клубная система позволяет реализовать на территории клуба систему «электронных денег», как в зоне «чистых ног» (раздевалка, бассейн, аквапарк, тренажерный зал), так и вне ее. В зоне «чистых ног» в качестве платежного инструмента целесообразно применение браслета с микропроцессором. По существующей технологии обслуживания клиент, придя на ресепшн, обменивает клубную карту на браслет. После этого расчеты на территории клуба осуществляются посредством браслета. При выходе из клуба клиент обменивает браслет на карту. Вне территории «чистых ног» обычно располагаются рестораны, бары и магазины. Клиент может воспользоваться их услугами, используя в качестве платежного средства клубную карту.
Система обладает мощным аналитическим модулем, который дает владельцу клуба возможность получать полные и разнообразные отчеты о клиентах, посещениях, платежах, состоянии счетов, иметь четкую и гибкую систему финансового анализа деятельности комплекса, основанную на учете всех проводок по счетам клиентов.
Функции системы suXess Клуб™ :
• Продажа и ведение клубных карт, абонементов и разовых посещений
• Анализ и планирование загрузки клуба
• Печать и персонализация клубных карт
• Контроль посещений клиентами клуба в соответствии с приобретенными абонементами
• Контроль предоставления оплаченных услуг
• Автоматизация процессов создания, обслуживания, поддержания и закрытия лицевых счетов клиентов
• Реализация системы безналичной оплаты услуг
• Реализация системы «электронных денег»
• Оперативный мониторинг загрузки клуба
• Ведение расписаний работы классов и тренеров
• Расчет комиссионных для тренеров
• Автоматизация ведения финансового анализа деятельности комплекса
• Оперативная подготовка отчетов в текстовом и графическом форматах
• Подготовка и экспорт финансовой информации в бухгалтерскую программу (1С или другую).
Основные понятия предметной области
Дальнейшее описание системы содержит специальные термины, некоторые из которых широко распространены в среде индустрии фитнеса, другие же являются специфическими терминами системы. Настоящий раздел раскрывает основные термины в контексте клубной системы suXess Клуб™.
Клиент, член клуба - человек, заключивший с клубом контракт на оказание ему клубом набора услуг в определенный календарный промежуток времени.
Тренер – сотрудник клуба. Тренер обслуживает расписания. Для каждого расписания у тренера есть свой процент (сумма) комиссии и условия начисления зарплаты (по оплате/по реальному приходу). Переменная часть зарплаты тренера может начисляться в соответствии с отчетом о количестве проведенных занятий – как групповых, так и индивидуальных.
Менеджер – сотрудник клуба. Менеджер работает на рабочем месте Sales или на кассе. При этом вход в программу регистрируется, что влечет за собой автоматическое авторство контрактов и сообщений. Основная задача менеджера – работа с действительными и потенциальными клиентами клуба, заключение и ведение контрактов с клиентами.
Контракт – документ, регламентирующий права и обязанности клиента клуба и администрации клуба. Контракт содержит информацию о клиенте, клубе и менеджере, оформившем контракт. Контракт подразумевает выпуск одной или нескольких карт, каждая из которых обеспечивается набором услуг. В контракт так же могут включаться платежи, не предусматривающие предоставление услуг. Контракт определяет размер скидки на продление контракта и скидки (плана скидок) на предоставление дополнительных услуг или покупки на территории клуба (например, в барах). Контракт содержит график платежей, в соответствии с которым он должен оплачиваться. Еще один необходимый атрибут контракта – план посещений клуба. План посещений содержит информацию о приобретенных занятиях, их количестве, и, если необходимо, о времени и количестве раз в неделю.
График платежей по контракту – набор промежутков времени (в днях) и долей, описывающий необходимую последовательность платежей и распределение долей от суммы контракта. Нарушение графика платежей контролируется при процедуре Check-In, и при получении информации о счете клиента.
Разовое посещение – некоторые клубы, особенно в начале своей работы, наряду с продажей клубных контрактов допускают разовые посещения клуба. При разовом посещении, клиент может не иметь на руках клубной карты, для занятия ему необходимо лишь оплатить посещение на рецепции.
Карта – документ, идентифицирующий клиента на территории клуба. Карта используется а) для быстрого поиска клиента в базе данных при проведении процедуры Check-In. б) для авторизации платежа клиента на кассовом терминале внешней системы (например, специализированной системы менеджмента рестораном и т.п.)
Браслет – эквивалент карты на время предоставления услуг, более удобный при активной тренировке. Браслет содержит внутри себя микрочип с памятью, что позволяет использовать его как:
• Средство контроля времени пребывания клиента в клубе
• Электронный кошелек для платежей в торговых точках клуба (бары, прокат и т.п.)
• Ключ к устройствам контроля доступа на территории клуба
• Ключ к электронным замкам шкафчиков раздевалок (если они установлены)
Время на вход – время (в минутах) до начала сеанса первой сегодняшней услуги клиента, за которое клиент может войти на территорию клуба. Данная функция актуальна для клубных карт, предусматривающих контроль времени посещения клиентом клуба.
Время на выход – время (в минутах) после окончания срока предоставления последней услуги, за которое клиент покидает клуб. Эта функция так же актуальна для клубов с жестко рассчитываемой загрузкой, где для клиента определены часы посещения клуба.
Сообщение – информация, передаваемая системой, менеджерами и сотрудники клуба клиентам и друг другу. Характеризуется адресатом, отправителем, текстом, кодом, признаком системное/пользовательское. Сообщения могут передаваться вручную или генерироваться системой при проведении процедуры Check-In, Check-Out, просмотр информации о клиенте.
Лицевой счет – баланс платежных операций клиента. К лицевому счету клиента могут быть прикреплены операции с использованием его карты, внесение средств на депозит, возврат средств с депозита.
Расписание – документ, предписывающий оказание какой-либо услуги, и определяющий точное место, время и тренера. В контексте системы расписания используются как механизм бронирования (предварительной записи), а так же механизм расчетов с тренерами за часы проведенных тренировок – как индивидуальных, так и групповых.
Электронный кошелек – специальный сегмент памяти в микропроцессоре браслета, в который нарастающим итогом записывается сумма, истраченная клиентом в торговых точках на территории клуба и записанная на браслет. Сумма из электронного кошелька вычитается со счета клиента при процедуре check-out.
Заморозка – временная приостановка действия карты с одновременным продлением срока ее действия.
Скидка – процент уменьшения стоимости продаваемой услуги. Основанием для предоставления скидки при продаже служит карта, являющаяся ключом доступа к информации о скидке.
Принципиальная схема системы suXess Клуб™
Система suXess Клуб™ состоит из двух основных составляющих – аппаратного обеспечения (компьютерная и кассовая техника, контроллеры дверных замков, электронные замки шкафчиков, датчики соляриев и др.) и программного комплекса, состоящего из нескольких приложений для решения разнотипных задач.
Программное обеспечение: Рабочие места и их функции
Reception
Рабочее место Reception обеспечивает работу рецепции клуба. Здесь происходят процедуры Check-In (проверка карточки клиента на входе, обмен карточки на браслет), Check-Out (расчет с клиентом на выходе).
Процедура Check – in
Клиент предъявляет на входе карту, оператор производит чтение карты сканером штрих - кодов. Если за клиентом есть закрепленные сообщения, оператор видит их. Оператор на рецепции видит список доступных клиенту услуг по контракту, клиент определяет те из них, которые он желает реализовать сегодня. Оператор заносит услуги на браслет и, дополнительно, печатает подтверждающие квитанции на оказание услуг (для персональных услуг – массаж, солярий и пр.).
Если клуб оборудован турникетом, клиент проходит в клуб через турникет.
Процедура Check – out
Клиент подходит к стойке рецепции, передает браслет оператору. Оператор производит чтение браслета. Если программа сигнализирует о том, что клиент превысил лимит времени нахождения в клубе, то, в зависимости от тарифов клуба, с клиента может быть списан один визит, либо клиент выплачивает сумму за перерасход времени, оговоренную правилами клуба. Если баланс электронного кошелька браслета меньше нуля, то сумма долга либо записывается на лицевой счет клиента (если состояние счета позволяет это сделать), либо оплачивается в кассе. В случае удаленной кассы на месте рецепции распечатывается бланк с суммой к оплате, который оформляется как заказ.
Если клуб не оборудован турникетом. После выполнения необходимых процедур по доплатам клиент сдает браслет, получает клубную карту.
Если клуб оборудован турникетом. После выполнения необходимых процедур по доплатам оператор подносит браслет к ридеру тэгов, производится запись времени для выхода после доплаты. Клиент проходит через турникет, сдает браслет, получает клубную карту.
Регистрация заморозок
По желанию клиента оператор вводит срок начала и окончания заморозки, если сроки соответствуют регламенту заморозок в контракте клиента и лимит заморозок не исчерпан, оператор подтверждает заморозку.
Ведение расписаний (предварительная запись, бронирование) Расписание – набор сеансов. Каждому сеансу может соответствовать зона и/или тренер. Когда услуга становится подтвержденной, для нее однозначно определяется сеанс. Таким образом, когда услуга становится подтвержденной, можно определить какой тренер ее обслуживает (если он определен в расписании).
Информация о клиенте
Вывод информации об услугах на карте и состоянии лицевого счета.
История посещений (кто в клубе)
Оператор на рецепции в любой момент времени может вывести на экран информацию о незавершенных визитах, что позволяет отслеживать нахождение в клубе клиентов и получать данные о количестве посетителей в клубе в любой момент времени.
Sales
Рабочее место Sales необходимо для работы с клубными контрактами. Некоторые клубы допускают продажу клубных контрактов (абонементов, клип-карт) непосредственно на рецепции клуба. В этом случае функции менеджера по продажам выполняет оператор рецепции и рабочее место Sales «встраивается» в программу рецепции. Другой вариант продажи клубного контракта – беседа менеджера с клиентом, расчет стоимости с учетом индивидуальных скидок и бонусов, печать контракта в специальном помещении. Такая схема работы с клиентами наиболее распространена, но для ее осуществления необходимо отдельное рабочее место менеджера по продажам. Ниже приведены основные функции рабочего места Sales.
Список членов клуба настоящих, бывших потенциальных. Возможность закрепления сообщений за членами клуба. Система автоматически производит сортировку клиентов, различая действительных клиентов клуба и т.н. «архив клиентов», в который входят бывшие и потенциальные члены клуба.
Подписание контрактов
При подписании контракта клиент заполняет форму. Менеджер выбирает шаблон контракта, вводит данные о клиенте (или выбирает клиента из списка). Пакет услуг, предусмотренный данным шаблоном, попадает в контракт автоматически. При необходимости для услуг с точным указанием времени производится анализ и выбор конкретных сеансов. Стоимость контракта рассчитывается автоматически из стоимости пакета услуг, вступительных взносов, с учетом скидки по шаблону контракта. Все услуги, проданные по контракту, включаются в форму контракта. Распечатывается форма контракта с указанием данных клиента, менеджера, расшифровкой стоимости контракта. Номер контракта генерируется автоматически или вводится вручную.
Система позволяет вести стоимость контрактов в условных единицах (доллары, евро и т.п.), пересчитывая актуальную стоимость клубного контракта в рубли на момент продажи.
Подписанный контракт попадает в кассы клуба в виде заказа. После оплаты контракта в кассе возможен выпуск клубной карты на рабочем месте EasyCard.
EasyCard
Рабочее место EasyCard осуществляет печать карт, подготовленных к выпуску (карты, выпуск которых разрешен).
Рабочее место EasyCard позволяет не только производить изготовление карт в соответствии с проданными контрактами, но и создавать собственный дизайн карт, производить настройку параметров печати информации на клубные карты, в соответствии с информацией в базе данных клуба. При печати на карту наносится штрих-код и/или кодируется магнитная полоса.
E-purse POS (касса электронной торговли)
Рабочее место E-purse POS позволяет осуществлять продажи клиентам товара с использованием электронного кошелька на браслете. Кассовая программа поддерживает считывание штрих-кодов, ручной ввод кода товара или выбор из списка. Основная особенность кассы e-purse - это отсутствие в ней наличных денег. Клиенту нет необходимости носить с собой на территорию клуба кошелек и даже клубную карту: достаточно иметь при себе браслет, при помощи которого можно быстро и удобно расплатиться в баре, магазине клуба или салоне красоты.
При покупке стоимость заказа списывается из памяти браслета. Одновременно в базу данные клуба поступает информация о продаже товара на кассе E-purse POS. При необходимости клиент может получить отчет о своих покупках на сегодня, подойдя на место рецепции.
Expert
Рабочее место Expert имеет две основные функции – ведение системных настроек и аналитика. Одной из основных функций данного рабочего места является ведение шаблонов контрактов.
Ведение шаблонов контрактов
Шаблон контракта определяет график платежей, набор предоплаченных услуг, количество карт, выпускаемых по контракту. Возможен выпуск нескольких карт в том случае «семейного контракта». В этом случае все карты прикрепляются к одному фолио-счету, заводятся данные о всех членах семьи, оплата контракта дает основание для выпуска карт всем членам семьи.
Ведение графиков платежей по контракту График платежей определяет в какой срок с момента подписания контракта и какими долями он должен оплачиваться. Соблюдение графика платежей проверяется при проведении процедуры Check-in.
Дополнительно В части системных настроек рабочее место Expert так же отвечает за ведение параметров рабочих мест E-Purse POS, ведение пользователей, управление правами доступа, регистрация новых рабочих мест, регистрация нового оборудования контроля доступа.
Отчеты
На рабочем месте Expert осуществляется генерация отчетных форм по:
• Клиентам (вид членства, состояние лицевого счета, сроки членства, другое)
• Продажам контрактов
• Посещениям клуба клиентами
• Балансам лицевых счетов
• Продажам на точках E-Purse POS и предоставлению скидок
• Кассовым чекам
• Контрактам, требующим продления
• Графикам работы тренеров
• Заработкам тренеров
• Загрузке зон клуба
• Проходам через устройства контроля доступа
• Использованию клубных шкафчиков
• Использованию массажных столов и соляриев
• Другие отчеты
Предусмотрена возможность внесения изменений в стандартные отчетные формы.
Расчет комиссии
Для каждого тренера обслуживающего то или иное расписание определяется комиссия (процент комиссии, сумма, ничего). Переменная часть заработной платы тренера рассчитывается путем выпуска отчета за период по конкретному тренеру.
Интеграция с внешними системами
В части интеграции с внешними системами в suXess Клуб™ существует три направления разработки:
• Интеграция с системами ISD (прокат, парковка и др.) Система suXess Клуб™ может успешно работать с системами проката и парковки, поставляемыми ISD. Использование парковочныой системы позволяет клубам организовать стоянку для членов клуба, при этом возможно коммерческое использование парковки. Система проката обеспечивает учет и тарификацию прокатного инвентаря, делая работу проката более эффективной.
• Интеграция с системами автоматизации гостиниц и ресторанов. В направлении гостиниц и ресторанов система suXess Клуб™ имеет интерфейсы и работает с наиболее известными в России продуктами этого класса, такими как Micros-Fidelio и R-Keeper.
• Интеграция с системами бухгалтерского учета. Наряду с генерацией всех основных отчетных форм в формате Microsoft Excel, suXess Клуб™ позволяет производить экспорт основных финансовых транзакций во внешние бухгалтерские системы, например 1С.
Условия ввода системы в эксплуатацию
• Строительная готовность объекта
• Выполнение проектных работ в части ППС
• Наличие питания 220 В в соответствии с проектом ППС
• Наличие функционирующей ЛВС в точках указанных в проекте ППС
• Наличие закладных и кабелепровода, выполненных в соответствии с проектом ППС
|
Каталог продукции 
